Administrative Assistant - Crewing Operations Support

Bergabunglah dengan Executive Offshore sebagai Administrative Assistant di kantor dinamis kami di Bali, di mana Anda akan berperan penting dalam mendukung operasi crewing untuk penyedia layanan maritim terkemuka. Ini adalah kesempatan unik untuk berkontribusi pada lingkungan yang cepat berkembang, internasional, dan penuh tantangan di sektor pelayaran.

Di sini, Anda akan bekerja secara langsung dengan tim profesional yang berpengalaman, menggunakan berbagai perangkat lunak dan sistem manajemen untuk mendukung operasional crewing. Anda akan bertanggung jawab untuk mengelola jadwal, dokumen, dan komunikasi antara berbagai pihak, termasuk kapal, agen, dan klien. Dengan latar belakang yang kuat dalam administrasi dan kemampuan berkomunikasi yang baik, Anda akan menjadi jembatan yang menghubungkan berbagai departemen dan memastikan operasi berjalan lancar.

📋 Tanggung Jawab Pekerjaan

• Mengelola jadwal dan dokumentasi untuk operasional crewing, termasuk pemesanan kapal, pelatihan awak, dan perencanaan perjalanan.
• Menyusun dan mengirimkan surat-surat dan dokumen resmi kepada berbagai pihak, termasuk agen kapal, klien, dan pihak ketiga.
• Membantu dalam koordinasi antara berbagai departemen, termasuk HR, operasi, dan keuangan, untuk memastikan semua informasi dan dokumen tersedia dengan tepat waktu.
• Mengelola dan memelihara basis data dan sistem manajemen dokumen menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Office, SAP, dan sistem manajemen dokumen online.
• Menangani komunikasi dengan pihak luar, termasuk agen kapal, klien, dan vendor, untuk memastikan semua informasi dan permintaan diproses dengan efisien.
• Mengikuti dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan prosedur perusahaan serta peraturan maritim internasional.
• Membantu dalam pengembangan dan pelaksanaan strategi operasional crewing untuk mendukung pertumbuhan perusahaan.
• Memberikan dukungan administratif kepada manajemen dan tim operasional lainnya sesuai kebutuhan.

🎓 Kualifikasi & Syarat

• S1 atau D4 dalam bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 2-3 tahun sebagai Administrative Assistant atau peran serupa di sektor maritim atau layanan bisnis.
• Kemampuan berbahasa Inggris yang baik (lisan dan tulisan) untuk berkomunikasi dengan pihak luar.
• Kemampuan menggunakan perangkat lunak administrasi dan manajemen dokumen seperti Microsoft Office, SAP, dan sistem manajemen dokumen online.
• Kemampuan analitis dan organisasi yang baik untuk mengelola tugas-tugas administratif dengan efisien.
• Kemampuan berkomunikasi yang baik dan kemampuan bekerja dalam tim.
• Kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan yang dinamis dan cepat berkembang.
• Memiliki sertifikasi dalam manajemen dokumen atau sertifikasi terkait dapat menjadi nilai tambah.

🛠️ Keahlian

Lowongan Terkait